Il dilemma del Plain Language

L’obiettivo del Plain Language è quello di scrivere in modo chiaro e comprensibile per il maggior numero di persone possibile. Tuttavia, questo approccio può portare a una semplificazione eccessiva, che rischia di escludere le tecnicità necessarie per gli utenti più esperti. Ad esempio, un manuale tecnico che omette dettagli specifici per facilitare la comprensione degli utenti meno esperti potrebbe risultare deludente e sostanzialmente inutile per gli utenti avanzati che cercano informazioni dettagliate e che non conoscono. Per contro, se le informazioni complesse sono molte, il testo risulta faticoso da decodificare e difficile da navigare per utenti meno esperti, quindi anche in questo caso inutile.

 

Pubblico vario, bisogni vari

La sfida principale è quindi quella di soddisfare contemporaneamente i bisogni di utenti con livelli di competenza anche molto diversi fra loro. E farlo senza cadere negli eccessi delle soluzioni facili, ovvero generare un’infinità di documenti su misura o lasciare gli utenti meno esperti al proprio destino. La prima soluzione è costosissima in termini di manutenzione della documentazione generata, la seconda in termini etici, comunicativi e strategici. Ecco alcune strategie testate sul campo che ci permettono di affrontare questa sfida:

1. Segmentare il contenuto: una soluzione efficace è quella di suddividere il contenuto in sezioni che rispondano ai bisogni di diversi tipi di utenti. Ad esempio, un documento tecnico potrebbe includere una sezione introduttiva con spiegazioni semplici e una sezione avanzata con dettagli tecnici approfonditi. Oppure un manuale di istruzioni di un macchinario può contenere una sezione dedicata al tecnico operatore e una al tecnico esperto di manutenzione. Per ogni segmento di informazione è quindi possibile modulare la scrittura in modo adeguato al destinatario specifico.
2. Aggiungere glossari e box di approfondimento: entrambi questi strumenti possono fornire risorse aggiuntive e supportare lettori meno esperti in modo discreto, senza appesantire il testo nel suo insieme. In questo modo, gli utenti meno esperti possono comprendere i contenuti più complessi senza sentirsi sopraffatti. Gli utenti più esperti possono invece evitare di consultare queste risorse e trovare direttamente le informazioni di cui hanno bisogno.
3. Progettare l’informazione in modo strategico: l’organizzazione dell’informazione gioca un ruolo cruciale nel rendere il contenuto accessibile e usabile. Proporre prima le informazioni per l’utente meno competente e poi quello per l’utente più esperto, posizionare in modo strategico e far risaltare gli approfondimenti e le risorse aggiuntive sono elementi chiave per un informazione accessibile e usabile.

 

Il Ruolo del Design dell’Informazione

Il design dell’informazione rappresenta il coreografo di tutte le strategie identificabili per rendere più accessibili i contenuti.

Offre infatti soluzioni logiche, cognitive e grafiche che rispettano il principio cardine del Plain Language: produrre informazione accessibile e usabile per tutti i possibili destinatari. Ecco come diversi tipi di soluzione proposti dal design dell’informazione possono aiutare:

• Soluzioni logiche: strutturare e organizzare il contenuto in modo logico e coerente facilita la comprensione. Ad esempio, formulare titoli e sottotitoli chiari, coerenti e prevedibili aiuta gli utenti a navigare nel documento e a trovare rapidamente le informazioni di cui hanno bisogno, ignorando quelle non interessanti.
• Soluzioni cognitive: considerare i principi della psicologia cognitiva può migliorare la comprensione del contenuto. Ad esempio, l’uso di chunking, ovvero la suddivisione del contenuto in blocchi più piccoli, può aiutare a ridurre il carico cognitivo e a rendere il contenuto più gestibile. Anche presentare la complessità in modo progressivo è fondamentale per facilitare l’apprendimento: prima le informazioni base, di contesto, e a seguire i dettagli, gli approfondimenti, in una complessità che si costruisce mattone su mattone. Assecondare con l’organizzazione dell’informazione i meccanismi secondo cui i nostri cervelli lavorano facilita molto la comprensione di informazioni anche complesse.
• Soluzioni grafiche: l’uso di elementi visivi può migliorare non solo la navigabilità del testo, ma anche la comprensione e la memorizzazione delle informazioni. Diagrammi, tabelle e infografiche possono aiutare a spiegare concetti complessi in modo visivo e intuitivo.

 

Conclusione

Il Plain Language è un approccio fondamentale per rendere la comunicazione scritta accessibile a tutti. Tuttavia, nella scrittura tecnica, è importante trovare un equilibrio tra semplicità e precisione per rispondere ai bisogni di un pubblico variegato. Il design dell’informazione offre un’organizzazione ergonomica dei contenuti e delle strategie visive fondamentali per raggiungere questo obiettivo, garantendo che il contenuto sia accessibile e usabile per tutti i possibili destinatari.