Il ruolo del comunicatore tecnico è quello di trasformare informazioni tecniche complesse in informazioni strutturate, organizzate e presentate adeguatamente.

Il comunicatore tecnico è:

• un traduttore: parte da informazioni grezze comunicate tramite canali di comunicazione vari (es.: schemi tecnici, interviste verbali, specifiche scritte) per tradurle in altri canali di comunicazione (es.: informazioni scritte, diagrammi, fotografie) adatti all’utente, allo scopo della pubblicazione e in rispetto delle normative.
• un organizzatore: le informazioni raccolte, oltre che comunicate usando diversi canali, sono un miscuglio di procedure, regolamenti, cose da sapere, argomenti promozionali che non possono essere portate con un copia&incolla dentro un Sommario e convogliate all’utente finale. Le informazioni devono essere ripulite e organizzate in modo da ottimizzare i tempi di ricerca e lettura dell’utente.
• un presentatore: le informazioni devono essere presentate nel modo più adatto a come l’utente le userà. Una segnalazione di pericolo non può essere inserita in modo discorsivo solo all’interno della descrizione della macchina. Deve essere ripetuta e messa in evidenza anche nella procedura operativa a rischio. Quale utente reale legge la descrizione della macchina se ha già accompagnato gli installatori nella settimana di start-up e avviamento?
• un investigatore: le informazioni non sono mai presentate su un piatto d’argento dagli SME (Subject Matter Expert) (es.: progettisti, installatori). Occorre sia andarle a scovare, sia saperle estrarre abilmente dalla mente degli SME durante le interviste. Le normative di settore vanno ricercate per il prodotto opportuno, controllate e rispettate.
• un linguista: nelle pubblicazioni dove occorre esprimersi con testi scritti, occorre saper usare il linguaggio più adatto all’utente ed esprimersi in modo coerente rispetto allo scopo dell’informazione. La scrittura deve essere al servizio della comprensione e dei tempi dell’utente e non deve essere la vetrina delle nostre capacità espressive. Inoltre, se i testi devono essere tradotti in più lingue, devono rispondere a regole rigorose e utilizzare il minor numero di parole.
• un tecnologo: il comunicatore tecnico deve avvalersi di strumenti informatici e di dispositivi all’avanguardia e progettati per il settore della comunicazione tecnica. Deve mantenersi informato sugli ultimi trend del settore e diventare esperto degli strumenti che utilizza. E nell’utilizzarli deve ricordarsi che ciò che produce è al servizio dell’utente destinatario dell’informazione e non al servizio delle performance dello strumento stesso o della moda del momento (es.: vi ricordate l’avvento di Flash? Tutti i siti proponevano una intro in Flash, peccato che la maggior parte degli utenti aveva PC un po’ obsoleti e quindi perdevano la pazienza davanti alla barra di stato. E si è inventato lo Skip intro).

Un bravo comunicatore tecnico avrà alcune di queste caratteristiche come doti innate, altre le avrà acquisite con una formazione adeguata, altre ancora le avrà maturate grazie a errori di percorso nella sua professione.

Ma la cartina di tornasole è l’utente.  Qualsiasi cosa io decida di fare, qualsiasi teoria decida di applicare, la devo misurare sul campo, sul mio utente.

È possibile partecipare a una competizione internazionale di comunicazione tecnica e vincere un premio per il miglior manuale, ma se lo stesso manuale si scopre che non viene utilizzato dagli utenti… il premio ha un sapore amaro!