In periodi di crisi si tende a tagliare, tagliare e ancora tagliare. Risparmiare su tutto è la parola d’ordine. Spesso la prima a farne le spese è la comunicazione, considerata un valore aggiunto, non un fondamentale. Quante volte abbiamo sentito dire che la comunicazione non è produzione, ma servizio accessorio? Quindi utilissimo, ma pur sempre accessorio, tagliabile, risparmiabile.
Ci sono soglie di accuratezza che invece bisognerebbe ricordarsi di non scavalcare mai. Per accuratezza non si intende solo “scritto in italiano senza errori grammaticali”, ma qualcosina di più, possibilmente anche: adatto allo scopo, user-oriented, con il giusto livello di dettaglio, integrato nella comunicazione aziendale, nello stile e nel tono richiesti dal tipo di documento.
Se ancora pensate che fra i vostri documenti aziendali quelli tecnici possano essere ridotti all’osso e curati il minimo unicamente perché devono esistere, allora ecco per voi 10 buoni motivi per cui invece non dovreste mai abbassare la guardia.

1. Le persone amano trovare ciò che cercano.
Al contrario di quanto si creda, le persone leggono la documentazione e sono frustrate quando non trovano le informazioni di cui hanno bisogno. Non ci credete? Inserite in Googole Search o in un altro motore di ricerca “Non trovo niente nella documentazione”: avrete oltre 1 miliardo di risposte.

2. I documenti esprimono la qualità aziendale.
Una documentazione povera sminuisce l’immagine aziendale e mette in pericolo il marchio. Tanti imprenditori conquistano il cliente di persona, portandolo in azienda, facendogli testare la qualità dei propri prodotti. Perché non farlo (anche) attraverso la documentazione inviata precedentemente? Per questo i documenti devono essere in linea con l’immagine aziendale, ben fatti e di qualità.

3. Documenti ben fatti evitano numerose richieste di informazioni.
Pensate inoltre agli elevati costi di un call center operativo che risponde alle domande della clientela e alla quantità di tempo speso dagli operatori per cercare le informazioni di cui i clienti hanno bisogno. Nostri clienti ci hanno riportato che, con documentazione in cui l'informazione è difficile da trovare, il 70% delle telefonate è di soli due minuti: il tempo di indicare all'utente finale dove trovare l'informazione con cui rispondere autonomamente ai propri quesiti!

4. Documenti con il giusto dettaglio permettono di lavorare in modo efficace.
Anche i vostri commerciali – specialmente se rappresentano un’ampia e complessa serie di linee di prodotti – hanno bisogno di una buona documentazione che li aiuti a rispondere alle domande dei clienti, acquisiti e potenziali, in modo rapido e accurato.

5. Documenti accurati rendono rapidi gli accertamenti (e possibilmente indolori).
L’85% degli accertamenti da parte degli enti pubblici o ispettivi (fisco, qualità, certificazioni varie) inizia con il controllo della documentazione: meglio che l’ispettore la trovi e capisca ciò che legge!

6. Technical writer partecipi del processo produttivo contribuiscono al successo dei prodotti.
In alcune imprese, le persone che si occupano della documentazione sono le sole che conoscono ogni caratteristica dei prodotti: attraverso un’applicazione corretta delle fasi del processo di sviluppo della documentazione possono individuare dei difetti e suggerire aree di miglioramento prima che i prodotti arrivino sul mercato.

7. Documenti accurati evitano spiacevoli cause legali.
Una documentazione ben fatta, orientata all’utente e attenta alla sua sicurezza, può ridurre le responsabilità nei casi in cui un cliente provochi un danno (a se stesso o a terzi) usando il prodotto e ignorando le istruzioni scritte che lo accompagnano.

8. Documenti coerenti riducono i costi di traduzione.
Se vendete i vostri prodotti in tutto il mondo, una documentazione coerente riduce i costi di traduzione e le possibilità di errore.

9. Procedure e norme aziendali documentate migliorano le aziende.
La documentazione che riguarda le norme e le procedure aziendali è fondamentale per standardizzare le buone prassi e diffonderle nella vostra impresa, permettendo a tutti i lavoratori di acquisirle e metterle in pratica.

10. Procedure e norme condivise creano aziende solide.
Nelle imprese in cui c’è un elevato turn over di persone, una documentazione chiara, semplice ed efficace aiuta i nuovi lavoratori a inserirsi più rapidamente nell’impresa, nella sua mentalità e nella sua operatività e a raggiungere in modo più rapido le performance dei colleghi più esperti o con un’anzianità aziendale maggiore.